Universal Music corta custos utilizando sistema de pedidos baseado na Web Fonte: Internet Business - Edição de 12/1999
Até outubro de 1998, os 37 vendedores da empresa fonográfica Universal Music Group do Brasil (na época ainda Polygram do Brasil) carregavam catálogos com capas de CDs e vídeos com cerca de 500 folhas, passavam pedidos por fax e, para isso, precisavam fazer ligações interurbanas. Além do peso do material, a força de venda da gravadora enfrentava problemas como eventuais erros cometidos pela equipe que ficava na sede digitando os pedidos recebidos por fax. Mas a Internet transformou, para melhor, o dia-a-dia da equipe de vendas da Universal.
Há pouco mais de um ano, os vendedores começaram a usar notebooks em vez de transportar os pesados catálogos em papel e coletores de dados. Com o Sales Power, solução desenvolvida em Visual Basic e Access pela empresa carioca Future Security, a gravadora também eliminou os gastos com ligações interurbanas, pois a transmissão dos pedidos passou a ser feita pela Internet, com conexões locais.
Um ano depois de implementado, o Sales Power ganhou uma versão Web enabled. Isto significa que, tanto nos notebooks dos vendedores como nos computadores instalados na matriz da gravadora, o sistema roda sob o browser Internet Explorer, da Microsoft.
A solução encontrada pela Universal Music Group do Brasil para otimizar o sistema de pedidos de venda foi apresentada numa convenção mundial da Universal, realizada em Orlando (Florida), no mês de outubro. O impacto da versão 2.0 do Sales Power foi tão positivo que a diretoria da gravadora decidiu adotar a solução em toda a América Latina, que reúne cerca de 80 vendedores, do México ao Chile.
Offline
Apesar de rodar sob um browser, a nova versão do Sales Power, que começou a ser usada em campo em novembro deste ano, não exige que os vendedores trabalhem conectados à Rede. Graças a um web server pessoal que roda nos notebooks, os vendedores trabalham offline, e a conexão só é feita na hora de transmitir os pedidos à matriz.
No momento da conexão há uma integração total com o back-office da Universal Music. Acontece, então, uma atualização automática dos dados no notebook dos vendedores. Isto inclui novos produtos, mensagens da gerência de vendas, tabelas de preços, gráficos com os desempenhos dos vendedores e o estágio em que se encontram os pedidos de compra. As características do browser permitem que vendedores exibam videoclipes, vinhetas em flash, músicas e letras dos títulos das gravadores na frente do cliente.
"Com a primeira versão do Sales Power, conseguimos uma grande economia, pois os custos das ligações com a matriz passaram a ser locais. Também acabamos com a emissão do catálogo, o que proporcionou uma economia de cerca de US$ 10 mil, e com a equipe de digitadores, eliminando ainda os erros nos registros dos pedidos", comemora Luiz Claudio de Assis, gerente de Informática da Universal Music Group do Brasil.
Comodidade
Assis diz que, antes de usar o sistema baseado em web, tentou adotar uma aplicação de pedidos de vendas com PDAs coletores de dados. Mas não era cômodo para os vendedores, que precisavam carregar esses equipamentos e os catálogos. O contato com a Future Security aconteceu em 1997 e, no ano seguinte, a primeira versão do Sales Power já estava pronta para acompanhar a equipe de vendas na rua.
O gerente de Informática da Universal Music lembra que os vendedores não apresentaram resistência ao uso do notebook (um Compaq Armada 7400 com Pentium II de 333MHz, 64 Mb de memória RAM e HD de 6Gb). Pelo contrário, a adaptação foi imediata.
O entrave estava no uso da Internet para a transmissão dos pedidos. Assis comenta que, por questões de segurança, a direção da Polygram, que na época pertencia ao Grupo Philips, tinha restrições às conexões feitas através do ciberespaço e preferiam que as ligações locais trafegassem por STM 400. Após várias experiências, a diretoria da gravadora se rendeu à agilidade e à segurança da Rede, aprovando o projeto.
A primeira versão do Sales Power apresentava as capas dos CDs e fitas de vídeos, preços e descrição dos produtos. Tudo armazenado no banco de dados DB2. Só a versão web enabled incorporou os recursos de animação e as apresentações de videoclipes. Mas já com a primeira versão, a gerência comercial da gravadora teve muitos motivos para comemorar.
Assis lembra que nos últimos dias do mês, período de maior incidência dos pedidos de compras, o setor de digitação acabava suas tarefas por volta de 2h, e a equipe do departamento comercial só saía da empresa ao amanhecer. Com o Sales Power, mesmo nos dias de maior movimentação de pedidos, todos os funcionários conseguiam terminar suas tarefas antes das 21h. A versão 2.0 trouxe mais agilidade ao sistema. Marcelo Diamand, que divide com o irmão, Andre, o comando da Future Security, explica que na versão 2.0 acontece uma comunicação direta entre os dois web servers, o do notebook do vendedor e o que está no AS 400 do departamento comercial na sede da Universal Music do Brasil, na Barra da Tijuca, Zona Oeste do Rio de Janeiro.
"Com a comunicação direta dos dois web servers Apache, temos uma sincronia entre as bases de dados, que rodam sob o DB2 nas duas pontas. Cada vez que um vendedor se conecta para enviar pedidos de compra, o sistema dele é completamente atualizado, pois são enviadas todas as novidades desde a última conexão. O visual das versões do vendedor e do departamento comercial é o mesmo, só mudam as funções", explica Marcelo Diamand.
Sinal verde
Entre as facilidades incorporadas pela versão web enabled, está o gráfico de cotas. Cada vendedor pode acompanhar no seu próprio notebook os gráficos que expõem o desempenho dele em relação à meta estipulada pela Universal. Ele também pode conferir o estágio dos pedidos de compras, garantindo informações mais precisas e imediatas aos clientes. Para verificar isso, basta identificar o símbolo que aparece ao lado do pedido na tela do notebook. Se for uma carinha vermelha, significa que o pedido ainda está em análise. A carinha amarela indica uma pré-aprovação e a verde, aprovação total.
O sistema ainda oferece um perfil de cada cliente. A atualização dos novos produtos da gravadora também acontece automaticamente a cada conexão. Assis comenta que, como há em média 30 lançamentos por mês, a nova versão garantiu uma solução mais eficiente no processo de informação dos vendedores. O segundo estágio do Sales Power prevê a utilização do browser pelos clientes da gravadora, que poderão fazer seus pedidos diretamente pela Internet.
"Mas isso não vai diminuir a importância do vendedor no processo. Neste estágio, ele dará consultoria de pré-venda aos clientes", garante Assis.
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